21/12/2017

Biała księga przetargowa, czyli przepis na efektywny przetarg

Stało się. Już wiadomo co to jest efektywny przetarg, jaka jest jego idealna struktura. Branża komunikacji marketingowej, czyli agencje i działy zakupów usiadły razem do stołu i wypracowały wspólny dokument. Dokument będący przewodnikiem, benchmarkiem, biblią dla każdego procesu przetargowego w naszej branży.

Dokument z rozdziałem poświęconym współpracy z agencją public relations znajduje się [tutaj].

Przewodnik poświęcony agencjom eventowym jest do ściągnięcia [tutaj].

 

Szukam dobrej agencji eventowej, szukam dobrej agencji PR…

Jeśli szukasz agencji eventowej lub agencji PR, organizujesz przetarg lub przetargi – przeczytaj ten dokument i zawsze stosuj jego zalecenia. Jeśli jesteś z agencji i bierzesz udział w przetargach – przeczytaj go i lepiej zrozum interesy Twojego potencjalnego klienta. Niezależnie od tego jak długo pracujesz w branży i jakie masz doświadczenia.

A jeśli szukasz dokumentów wzorcowych to także je tam znajdziesz. Szukasz wzoru NDA, to bach, klikasz i masz. Zastanawiasz się skąd wziąć wzór briefu, to bach, klikasz i masz. To samo z kosztorysem, arkuszem oceny i nie tylko, bach, klikasz i masz.

Jakie są koszty przetargów w Polsce?

Jak nie wiadomo o co chodzi to zapewne chodzi o pieniądze, powiadają. I dobrze mówią. Tak, przetargi w Polsce generują ogromne koszty po każdej ze stron. Klient traci pieniądze źle zarządzając procesem przetargowym. Agencje wydają grube pieniądze na ludzi, sprzęt, software, materiały. Wg badań prowadzonych przez SKM SAR w oparciu o bazę 655 zarejestrowanych przetargów w 2016 roku koszty przygotowania ofert sięgnął 135 912 500 PLN. Tak, tylko koszt przygotowania ofert! Tak, ten proces kosztuje! Oferty w naszej branży są najczęściej przygotowywane jak garnitur u dobrego krawca. Dokładnie na wymiar. To kosztowny proces. Krawiec nigdy nie podjął by się takiego dzieła przynajmniej bez zaliczki, prawda?

Gdyby stosowano zalecenia Białej Księgi Przetargowej koszty te można byłoby zredukować przynajmniej o 41 265 000 PLN. To równowartość 6 nowoczesnych przedszkoli, 213 nieoznakowanych radiowozów Policji, czy 2 751 002 przeciętnych lunchów w warszawskim Mordorze. Jest zatem o co walczyć.

Koszty jednak nie pojawiają się tylko po stronie agencji. Dzięki Białej Księdze Przetargowej firmy mogą zredukować koszty niepotrzebnie przygotowywanych dokumentów, zbyt wielu godzin zainwestowanych w proces, w końcu nierozwiązanych przetargów. Wystarczy iść po linii dobrego przetargu.

Co powinienem wiedzieć organizując przetarg?

Wystarczy dokładnie przestudiować zawartość przewodnika. Poniżej lista obszarów, dokumentów i porad, które można tam znaleźć:

  • Standardowe Etapy Procesu Zakupowego
  • Analiza Potrzeb i określanie Celów Biznesowych
  • Budowanie wiedzy o rynku dostawców komunikacji marketingowej
  • Analiza Rynku Dostawców
  • Zapytanie o Informację RFI (Request for Information)
  • Zapytanie o Informację – RFI (Request For Information
  • Umowy o Zachowaniu Poufności w przetargach – NDA (Non Disclosure Agreement
  • Analiza Rynku Rozwiązań i modele przetargów w komunikacji marketingowej
  • Rekomendowane modele przetargów w komunikacji marketingowej
  • Brief przetargowy
  • Komunikacja w przetargach
  • Znajomość uczestników przetargu
  • Minimalny czas i szczegółowy harmonogram przetargu
  • Zespół Oceniający w przetargu
  • Kryteria Oceny w przetargu
  • Ochrona praw autorskich na etapie przetargu
  • Umowa na etapie przetargu
  • Terminy płatności i koszt pieniądza w czasie
  • Opłata dla Agencji za udział w przetargu
  • Informacje zwrotne po zakończeniu przetargu

Jakie organizacje pracowały nad powstaniem dokumentu?

Biała Księga Przetargowa to wynik współpracy Polskiego Stowarzyszenia Menedżerów Logistyki i Zakupów i organizacji branży komunikacji marketingowej: Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR, Klubu Agencji Eventowych, Związku Firm Public Relations, IAB, IAA, SBE, SOIT. Dziedziny jakich dotyczy to: PR, eventy, media, digital, full service, branding, incentive travel, produkcja filmów reklamowych.

Z Białą Księgą łatwiej jest przeprowadzić dobry przetarg.

Dokładnie tak. Łatwiej jest zarządzić procesem po stronie działów zakupów. Łatwiej jest przygotować się do przetargu działowi marketingu i komunikacji. Łatwiej jest agencjom dostroić się do oczekiwań klientów.

Teraz już tylko wypada dokument stosować.

 

Mariusz Pleban, CEO Multi Communications i Multi Event

Członek grupy roboczej w obszarze Event

comments powered by Disqus